Gestion Electronique de Documents
Modélisation des Données
Avec les notions de classes de composants et de tags proposées par FlowerDocs, vous organisez facilement votre contenu. Enrichir efficacement vos documents de métadonnées vous permettra de rechercher rapidement le contenu nécessaire à vos utilisateurs pour la réalisation de leurs tâches quotidiennes.
Cycle de vie
La gestion documentaire est soumise à de nombreuses régulations et obligations. Garantir l’intégrité de l’information nécessite un niveau d’exigence strict et une capacité de traçage importante. FlowerDocs optimise le stockage de votre contenu qu’il soit en SaaS ou On Premise et ce tout au long de son cycle de vie.
Visualisation
Bien plus qu’une visionneuse de document, ARender vous permet également d’échanger, au sein de votre navigateur, autour des documents visualisés.
Grâce à des fonctionnalités avancées d’annotation, les utilisateurs commentent ou mettent en évidence des parties des documents.
Classement par Dossier
Dossier virtuel
Profitez des dossiers virtuels pour mettre en place des plans de classement dynamique. Grâce à cette approche innovante, le classement évolue automatiquement en fonction du contenu. Les opérations fastidieuses de classement sont ainsi réduites et les composants toujours bien classés !
Dossier classique
Approche historique de la gestion documentaire, le dossier classique permet de classer son contenu de manière hierarchique. Qu’il soit manuel ou automatisé, le classement est réalisé de manière spécifique à chaque contexte.
Onglets personnalisés
Accéder à tout moment aux différents plans de classement grâce à des onglets personnalisés définis par équipe d’utilisateurs. Avec ces onglets personnalisés, les utilisateurs consultent le contenu de dossiers en un simple clic.
Tagguer vos Composants
Types de valeur
Le modèle de données FlowerDocs met à disposition différents types de valeurs pour vos tags afin de correspondre à vos besoins. Consultez la documentation pour les connaîtres tous en détail.
Obligatoire ou facultatif
En fonction du contexte, vos tags sont obligatoires ou facultatifs. Ils peuvent également être définis comme techniques afin de ne pas être affichés aux utilisateurs lorsqu’ils sont seulement nécessaires pour des raisons techniques.
Rechercher par vos tags
Les tags sont des métadonnées pouvant être définies sur les composants pour les caractériser. Ils permettent d’exploiter au maximum les capacités offertes par FlowerDocs en terme de recherche.
ARender, plus qu'une visionneuse
Grâce à ses fonctionnalités avancées d’annotation, les utilisateurs commentent ou mettent en évidence les sections d’un document.
Une nouvelle expérience
Avec ARender et son interface 100% WEB, les utilisateurs découvrent une nouvelle façon de visualiser leurs documents.
Les fonctionnalités avancées permettent aux utilisateurs d’optimiser, de comparer ou encore de découper les documents en fonction de leurs droits.
+300 formats supportés
Avec ARender, toutes les contraintes techniques liées à la visualisation de document sont levées. Avec les 300 formats supportés (PDF, email, bureautique, ZIP, vidéo…), les utilisateurs visualisent leurs documents depuis leur navigateur sans aucun téléchargement.
Annoter vos documents
Les utilisateurs échangent entre eux grâce aux multiples types d’annotations mis à leur disposition. Ils peuvent ainsi rédiger des notes textuelles et y répondre, mettre en avant des éléments ou ajouter leurs tampons personnalisés.
Sécurité
Politiques de sécurité
En s’appuyant sur une notion d’Access Control List, les administrateurs définissent avec précision les permissions accordées aux utilisateurs. Elles peuvent être réutilisées pour des ensembles de composants et définies en fonction de populations d’utilisateurs (groupes et/ou équipes).
Equipes d'utilisateur
Indépendante de l’annuaire utilisé, la notion d’équipe d’utilisateurs est propre à FlowerDocs et permet de regrouper des utilisateurs. Les équipes peuvent ainsi être utilisées pour accorder des permissions aux utilisateurs ou configurer l’IHM sans aucune adhérence à l’organisation de l’annuaire.
Identity Management
La gestion d’identité permet d’authentifier et d’identifier les utilisateurs qui accèdent à la plateforme. Que ce soit grâce à un annuaire d’entreprise et/ou un mécanisme de Single Sign On, vous administrez facilement les façons dont vos utilisateurs se connectent.
Recherche
Formulaires personnalisés
Faciliter les recherches usuelles en définissant en amont des formulaires de recherche avec des critères, des colonnes ou un tri pré-configurés.
Résultats de recherche
Présentés sous la forme de tableaux ou de miniatures, les résultats de recherche sont affichés avant de dire ouf ! Dès leur affichage, les utilisateurs les trient, lancent des actions ou les exportent pour les exploiter comme ils le souhaitent.
Sauvegarde et Partage
Vos utilisateurs sont amenés à effectuer régulièrement les mêmes recherches ? Facilitez leur la vie en leur permettant de les sauvegarder et de se les partager entre eux.
Gestion de tâches
Assignation
L’affection des tâches est un sujet essentiel dans tout processus. Avec la plateforme FlowerDocs, les utilisateurs s’approprient ou assignent des tâches à des collaborateurs. En fonction d’un contexte, elles peuvent même être affectées automatiquement à un utilisateur spécifique !
Délégations
Que ce soit pour gérer une absence ponctuelle, un congé longue durée ou tout simplement un imprévu, le mécanisme de délégation vous permet de redistribuer automatiquement les tâches d’un utilisateur à un autre.
Corbeilles de tâches
Utilisez la notion de plan de classement dynamique pour mettre à disposition des corbeilles de tâches et ainsi distribuer les tâches à vos collaborateurs. Les utilisateurs accèdent ainsi à leurs tâches à traiter ou à celles de leur service en attente de traitement.
Compliance
Règles de gestion
La compliance nécessite des règles de gestion claires, transparentes et surtout maintenables. Avec les tables de décisions offertes par FlowerDocs, vous définissez et administrez vos règles de gestion en fonction des contraintes réglementaires et des besoins de votre organisation.
Complétude de dossier
Assurer la complétude de dossier est un enjeu important de plusieurs métiers, avec le module fourni par FlowerDocs, vous vous assurez que vos dossiers sont complets.
Audit d'activité
Tracer l’activité des utilisateurs est un enjeu important pour assurer la compliance de processus internes. Avec FlowerDocs, vous configurez les actions à auditer afin de conserver un historique des opérations effectuées et les consulter à tout moment.
Suivi de processus
Etat d'avancement
Consulter en un simple coup d’oeil l’avancement d’un processus. Avec une mise en évidence des étapes en cours de traitement, les utilisateurs suivent l’état d’avancement grâce à une représentation graphique.
Suivi des tâches
Grâce au suivi des tâches, vous retrouvez l’ensemble des processus impliquant un composant. Que ce soit à partir d’un document ou d’un autre processus, l’ensemble des processus concernés sont listés.
Un historique consolidé
L’historique d’une tâche regroupe ceux du processus et de ses pièces jointes permettant ainsi aux utilisateurs d’avoir une vision consolidée des actions effectuées lors du traitement d’un processus métier.
Reporting
Les dashlets
Avec les dashlets, les utilisateurs personnalisent eux-mêmes leur page d’accueil, avec des histogrammes, donuts ou listes à partir de leurs données.
Dashboards
Avec OpenSearch Dashboards, offrez des tableaux de bord riches & interactifs à vos utilisateurs. Les indicateurs proposés sont alimentés à partir des données stockées dans la plateforme.
Exports CSV
Les utilisateurs exportent leurs données au format CSV pour un traitement dans leur outil de prédilection.
User Experience
- Une interface utilisateur à la fois riche et simple
- Pré-configurez l’interface par profil utilisateur pour une interface adaptée
- Personnalisation par utilisateur : gestion de favoris, annotations personnalisées, dashlets...
Accueil contextualisé
Raccourcis documents, tâches, dossiers récents, tableau de bord par bannettes, fiches par immeuble, BU, Macro processus,…
Personnalisation par utilisateur
Sauvegardez vos préférences avec la gestion de favoris, les annotations personnalisées ou encore les dashlets…
Depuis n'importe quel terminal
FlowerDocs s’adapte à tous vos appareils. Vous pourrez vous connecter depuis votre smartphone ou tablette en déplacement, puis depuis votre ordinateur au bureau ou en télétravail, le tout sans perdre les préférences et recherches sauvegardées sur votre compte.
Partage
Avec ses fonctionnalités de partage, FlowerDocs permet à vos utilisateurs d’accéder toujours plus rapidement aux informations importantes.
Assignation
L’affection des tâches est un sujet essentiel dans tout processus. Avec la plateforme FlowerDocs, les utilisateurs s’approprient ou assignent des tâches à des collaborateurs. En fonction d’un contexte, elles peuvent même être affectées automatiquement à un utilisateur spécifique !
Notifications
Que ce soit en temps réel ou périodiquement, vos utilisateurs sont tenus informés à l’aide de notifications Email ou Push.
Pages WEB
Mettez à disposition des informations à l’aide de pages WEB publiques ou privées. Construites dynamiquement à partir de templates HTML, elles vous permettent de partager, en interne ou à l’extérieur, des informations de manière personnalisée.
Des connecteurs adaptés
Fast2 Migration Platform
Migrer de très grands volumes de données d’une ou plusieurs sources. Avec Fast2, vous intégrez simplement vos flux documentaires dans la plateforme FlowerDocs. Les fonctionnalités & les performances de ce produit, développé par Arondor, vous permettront de respecter vos contraintes projets et métiers.
Capture & dématérialisation
Avec nos connecteurs pour les outils Kofax Capture et Kofax Total Agility, vous centralisez vos contenus numériques issus de votre chaîne de dématérialisation au sein de la plateforme FlowerDocs.
Docusign
Avec le connecteur DocuSign eSignature, les utilisateurs envoient des lots de documents à signer électroniquement. Un ou plusieurs destinataires les approuvent en appliquant une signature légale et reconnue.
Developer Friendly
Enrichir l'UI
Avec l’API JS, les développeurs personnalisent l’interface graphique en ajoutant des actions spécifiques, de l’intelligence dans les formulaires, des contrôles de surface supplémentaires… En bref, ils adaptent l’interface aux usages.
Core APIs
En tant qu’élément central d’un système d’information, FlowerDocs facilite son intégration avec vos applications à travers les APIs exposées. Que ce soit pour réagir à des événements, maintenir à jour des applications métiers ou stocker vos données, une API est là pour répondre à vos besoins.